Als Dokumentenmanagementsystem wird eine Software bezeichnet, von der die digitale Verwaltung von Dokumenten unterstützt wird. Auf welchen technischen Grundlagen derartige Systeme basieren, lässt sich aus der Norm ISO 10166 ablesen. Es handelt sich um die dort erfassten Standards nur um eine reine Orientierung. Der Grund dafür ist, dass die Dokumentenmanagementsysteme heute sehr individuell an die Bedürfnisse der einzelnen Nutzer angepasst werden können.
Digitale Archive benötigen keinen Platz
Wie groß ein papierenes Archiv werden kann, weiß jeder Mensch, der schon einmal eine Dokumentation einer größeren Industrieanlage gesehen hat. Auch die Archive der Personalabteilungen von Großbetrieben benötigen unzählige Aktenschränke, wenn die Personaldaten komplett als papierene Dokumente verwaltet werden würden. Für die Verwaltung über Dokumentenmanagementsysteme werden diese Unterlagen gescannt und digital hinterlegt. Ein Großteil der papierenen Dokumente kann anschließend vernichtet werden. Das Fazit ist: Ein Dokumentenmanagementsystem spart Platz und in der Folge Aufwendungen bei der Raummiete und den Betriebskosten.
Ein Dokumentenmanagement spart jede Menge Zeit
Die Suche in einem papierenen Archiv erfordert einen erheblichen Zeitaufwand. Das ist vor allem dann der Fall, wenn keine Katalogisierung der dort gelagerten Dokumente vorgenommen wurde. Sämtliche Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystem können mit Aktenzeichen, Kategorien und Stichworten versehen werden. Für die Suche stehen spezielle Masken zur Verfügung. Welche Arten von Informationen dort als Filter für die Suche verwendet werden können, lässt sich bei nahezu jedem Dokumentenmanagementsystem individuell anpassen. Dadurch verkürzt sich die Zeit der Suche auf wenige Sekunden, was mit einer erheblichen Einsparung von Lohnkosten verbunden ist.
Nahezu unbegrenzter und trotzdem sicherer Zugriff auf alle Dokumente möglich
Vorteil der Dokumentenmanagementsysteme ist, dass die Daten von jedem zugelassenen Clientrechner abgerufen werden können. Diese Struktur ist für Unternehmen interessant, die über Niederlassungen an verschiedenen Orten verfügen. Bei einem papierenen Archiv müssten die Dokumente erst per Post verschickt oder von einem zum Betrieb gehörenden Boten zu demjenigen gebracht werden, der die in den Dokumenten enthaltenen Informationen benötigt. Bei der Unterstützung durch Dokumentenmanagementsysteme stehen die Informationen sofort zur Verfügung, was die Effizienz der Arbeit deutlich steigert.
Dokumentenmanagementsysteme bieten Höchstmaß an Sicherheit
Der Abruf ist nur nach einer Authentifizierung möglich. Dafür stehen heute verschiedene Verfahren zur Verfügung, die von SSL-Verbindungen bis hin zu Zertifikaten auf dem Client-Rechner oder auf einem USB-Stick reichen. Dass die Sicherheit der Authentifizierung mit einem Zertifikat selbst den hohen Ansprüchen staatlicher Behörden genügt, stellt das ELSTER-System unter Beweis.
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