id-netsolutions implementiert digitale Post- und Eingangsrechnungsbearbeitung bei cadooz auf Basis von ELO
Kayhude, 13. März 2015. Ab sofort bearbeitet die Hamburger cadooz GmbH ihre Eingangspost und -rechnungen digital. Dazu optimierte die id-netsolutions GmbH aus Kayhude deren Geschäftsprozesse durch Digitalisierung und Organisation in dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von ELO. Die cadooz GmbH ist einer der führenden Full-Service-Anbieter für Gutscheine, Sachprämien und Incentives in Deutschland. Sie hat 80 Mitarbeiter und betreut über 3.000 Kunden aus allen Branchen.
Nachdem ELO zunächst nur zur Digitalisierung der Eingangspost genutzt wurde, sollte mit Hilfe integrierter Workflows der Bereich Eingangsrechnungsverarbeitung optimiert werden. Stand heute werden darüber hinaus bei der cadooz GmbH und der cadooz rewards GmbH Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften (Allgemein Eingangsbelege) in verschiedenen Prozessen digital verarbeitet. Täglich eintreffende Rechnungen werden zentral gescannt und automatisch in ELOenterprise importiert. Anschließend werden die buchhalterischen Informationen der Belege mit Hilfe der Belegerkennung ELO DocXtractor INVOICE ausgelesen und an den bereits im ELO archivierten Beleg übergeben. Danach wird automatisiert ein Workflow zur Rechnungseingangsverarbeitung mit einer festgelegten Abfolge von Aktivitäten gestartet. Die Abarbeitung des Workflows erfolgt über das Produkt docufied smartINVOICE. Sind alle Schritte des Workflows durchlaufen, ist die Bearbeitung des Eingangsbeleges abgeschlossen. Wurde die Rechnung als gültig erkannt, wird sie über Microsoft Dynamics NAV bezahlt. Wurde die Rechnung als sachlich oder buchhalterisch nicht korrekt deklariert, wird der Beleg als ungültig markiert und der Workflow hier beendet. Es erfolgt eine manuelle Klärung.
Zu den Rechnungen gehörende E-Mails werden als „mitgeltende Dokumente“ in docufied smartINVOICE mit dem Beleg verknüpft. Somit werden automatisch die Vorgaben des Gesetzgebers an Unternehmen erfüllt.
Die ersten Ziele sind erreicht, ca. 20.000 Dokumente werden jetzt im DMS verwaltet, etwa 50 Arbeitsplätze profitieren von der Digitalisierung. Projektleiter Sebastian Achenbach resümiert: „Wir haben unsere ersten Ziele in kürzester Zeit erreicht: den direkten Zugriff auf jetzt schnelle Prozesse und weniger Papierkram. Gleichzeitig erfüllen wir so „nebenbei“ die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. Als nächstes Teilprojekt steht die Umsetzung einer „digitalen Vertragsakte“ an. Es macht einfach Spaß, mit id-netsolutions einen äußerst kompetenten Realisierungspartner an unserer Seite zu haben.“
Während der CeBIT vom 16. bis 20. März 2015 in Hannover zeigt id-netsolutions in der Halle 3 am Stand F 30 Präsenter 2 diese und andere Lösungen rund um IT-gestützte Lösungen zur Optimierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse.
Über cadooz GmbH
Die Hamburger cadooz GmbH ist einer der führenden Full-Service-Anbieter für Gutscheine, Sachprämien und Incentives in Deutschland. Das Unternehmen beschäftigt aktuell 80 Mitarbeiter, erwirtschaftet einen Umsatz von rund 100 Mio. Euro und betreut über 3.000 Kunden aus allen Branchen. Die cadooz GmbH ist ein Unternehmen der Euronet Worldwide, Inc. (NASDAQ: EEFT), einem führenden globalen Anbieter von elektronischem Zahlungsverkehr. Euronet Worldwide umfasst neben cadooz auch epay, den weltweit größten Distributor von Prepaid-Produkten.
Über id-netsolutions GmbH
Das Beratungs- und Softwareunternehmen id-netsolutions GmbH bietet nachhaltig wirkende IT-gestützte Lösungen zur Verbesserung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse für Unternehmen aller Branchen. Dabei liegen die Kernkompetenzen auf der Beratung und erfolgreichen Umsetzung von Lösungen zu den Themen EIM Enterprise Information Management, ECM Enterprise Content Management, Eingangsrechnungsverarbeitung-, Dokumenten- und Workflow Management sowie Archivierung.
Seit 2001 ist id-netsolutions ELO Business Partner und betreibt seit 2004 zertifizierte Trainingscenter der ELO Digital Office GmbH und seit 2009 der KODAK Alaris Deutschland GmbH.
Das selbst entwickelte Produkt docufied smartINVOICE trägt das Gütesiegel „Software Made in Germany“ des BITMi e.V. Bundesverband IT-Mittelstand und erhielt die Auszeichnungen BEST OF Innovationspreis IT 2013 und BEST OF Industriepreis 2013.
Der Unternehmenssitz ist in Kayhude bei Hamburg, weitere Standorte sind Hagen, Mannheim, Nürnberg sowie Stützpunkte in Warin und Peine. Referenzen sowie weitere Informationen: www.id-netsolutions.de
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