Transparenz und Planungssicherheit in verteilten Teams: Urlaubsanträge und Verbuchung sowie Personaleinsatzplanung leicht gemacht
Konstanz, 23. September 2015 – Urlaubs- und Ressourcenplanung ist in mittelständischen Unternehmen und verteilten Arbeitsgruppen sowie zunehmenden Home Office-Modellen oftmals ein aufwändiges Unterfangen. Meist werden mehrere Pläne entsprechend Team-spezifisch manuell gepflegt und es gibt keine einheitliche Datenbasis, die sich einfach und schnell einsehen bzw. aktualisieren lässt. Die in-GmbH ( www.in-gmbh.de ) bietet daher zwei neue Produkte an: Das weblet RessourcePlanner und das weblet VacationManager, optimiert für den Einsatz in SharePoint-Umgebungen.
Die weblet BusinessApps sind datenbankgestützte Multi-User-Webanwendungen, um die Zusammenarbeit in verteilten Teams anwendergerecht und aufgabenbezogen zu unterstützen, zu vereinfachen und zu optimieren. Auf Basis des langjähriges Prozess-Know-hows in Projektorganisationen und innovativen Technologien wurden neue Produkte geschaffen: weblet RessourcePlanner und weblet VacationManager.
Höhere Transparenz und Effizienz in der Personaleinsatzplanung
Ressourcenplanungsdaten werden oft noch in Dateien von Einzelpersonen verwaltet und gepflegt, so dass Änderungen nicht immer just-in-time automatisch übernommen werden. Auch ein Abgleich mit Projektbudgets, Urlauben etc. findet oft nicht analog dazu statt. Diese Art des Handlings ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig.
Mit dem weblet RessourcePlanner ist eine effizientere und einheitliche Durchführung der Plandatenerfassung gegeben. Das Produkt ermöglicht die Planungsunterstützung und Optimierung des Mitarbeitereinsatzes für alle am Prozess beteiligten Personen. Optimiert wird der Auslastungsgrad durch Abgleich der Verfügbarkeiten. Eine weitere Komponente zur Empfehlung der für die Projektanforderungen am besten geeigneten Mitarbeiter befindet sich zudem in Vorbereitung.
Bereits heute finden eine redundanzfreie Datenpflege und ein -austausch mit den Anwendungen weblet ProjectManager und weblet VacationManager statt. Die Planungsdaten werden sowohl aus der Sicht der Ressourcen als auch aus der Sicht der Projekte visualisiert und können verändert und gespeichert werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die Darstellung nach bestimmten Kriterien zu filtern: zum Beispiel nach Skills bzw. prozentualer Auslastung. Somit lässt sich die Planungsqualität prüfen.
Diese Features führen zu einer Vereinfachung des Planungsprozesses und bieten eine Plattform zur Optimierung der Ressourcenplanung.
Urlaubsantrag und Verbuchung
Das weblet VacationManager wurde von der in-GmbH zur einfachen und übersichtlichen Urlaubsverwaltung via SharePoint entwickelt. Die Lösung löst umständliche papiergestützte Urlaubsanträge vollständig ab. Sie ermöglicht einen Überblick über die Anzahl der offenen, beantragten sowie der bereits genehmigten Urlaubstage und berücksichtigt automatisch gesetzliche Feiertage. Gleichzeitig kann der Genehmigungsprozess automatisiert und somit vereinfacht bzw. beschleunigt werden.
Und so funktioniert es: Über das weblet VacationManager können Mitarbeiter mittels eines Formulars im Rahmen des zur Verfügung stehenden Urlaubs einen Urlaubsantrag stellen. Dieser wird zur Genehmigung als Aufgabe automatisch der jeweiligen Führungskraft zugewiesen. Über den Genehmigungsstatus wird der Mitarbeiter per E-Mail informiert. Weitere Benachrichtigungen z.B. an das Personalwesen können einfach eingerichtet werden. Das Personalwesen kann über einen zentralen Verwaltungsbereich das Urlaubskontingent pro Kalenderjahr und Mitarbeiter pflegen. Auch die Stornierung für Vorgesetzte bzw. Personalwesen ist hierüber einfach möglich.
In einem zentral einsehbaren Kalender sind alle Urlaube und Feiertage erfasst. Berechtigungen und Filterfunktionen zeigen dem Bearbeiter die gewünschte Ansicht.
Ergo: Mit dem weblet RessourcePlanner und dem weblet Vacation Manager lässt sich auf allen Seiten bedarfsgerecht und mit hoher Zeitersparnis agieren – im Idealfall mit beiden Tools in Kombination.
Die in-integrierte informationssysteme GmbH mit Sitz in Konstanz ist seit über 25 Jahren auf integrierte, transparente und optimierte Geschäftsprozesse spezialisiert. So unterstützt das Unternehmen die „Digital Business Transformation“ und offeriert zukunftsorientierte IT-Lösungen in den Geschäftsbereichen „Managementleitsysteme & Mobile Solutions“ sowie „Collaborative Solutions & Business Apps“. Als Hersteller und Lösungsanbieter entwickelt und vertreibt die in-GmbH Software zum Einsatz in Managementsystemen und mobilen Apps. Mit dem Produkt sphinx open stehen Komponenten und eine komplette Plattform zur Visualisierung des Internets der Dinge bereit – in 2D, 3D, lagegerecht oder georeferenziert. Für international tätige Industrieunternehmen konzipiert und realisiert die in-GmbH zudem Kollaborations- und Kommunikationsplattformen (Collaborative Intranets) sowie Fachanwendungen zur Optimierung der standortübergreifenden Zusammenarbeit. Namhafte Hersteller von Leitstands-Software, Anlagen- und Maschinenbauer, Anlagenbetreiber, IT-Abteilungen sowie Anbieter von mobilen Diensten zählen zum Kundenstamm.
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