Projektphasen im HR Prozessmanagement
HR Interim Manager optimieren Personalprozesse und unterstützen damit das Personalwesen, den geforderten Beitrag zur Wertschöpfung im Unternehmen zu erbringen.
Prozessmanagement ist heute in modernen Unternehmen ein wichtiger Bestandteil effizienten Handelns. Die Personalarbeit kann mit diesen Methoden einen wichtigen Wertschöpfungsbeitrag leisten. Jedes Unternehmen hat jedoch seine eigenen Anforderungen. Dabei bringen HR Interim Manager ihre umfangreiche Erfahrung im Prozessmanagement gewinnbringend ein.
Gauting, den 06. Juli 2015: Das Personalwesen stellt eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen dar. Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter greifen auf die Dienstleistung der Personaler zu und werden von diesen mit den nötigen Informationen und Instrumenten zur Personalführung versorgt. Die Kluft zwischen der Bedeutung der Personalarbeit und dem benötigten Budget wird jedoch größer und zwingt die Personalbereiche, Wirkung und Wirtschaftlichkeit zu erhöhen. Verstärkt werden dabei Standardvorgehen prozessual abgebildet und gesteuert. Das gibt der Organisation und den beteiligten Menschen Sicherheit im Umgang mit Personalaufgaben und erhöht die Qualität der Personalarbeit in erheblichem Maße. Darüber hinaus ist die messbare Senkung der Kosten ein seit langem geforderter Aspekt.
Da jedes Unternehmen seine speziellen Anforderungen an die Prozesse im Personalwesen hat, muss im Prozessdesign und in der Prozessoptimierung auf die individuellen Bedürfnisse eingegangen werden. Dennoch ist der Blick über den Tellerrand ein unverzichtbarer Bestandteil der HR-Prozessmanagements. HR Interim Manager kennen durch ihren Einblick in verschiedene Unternehmen die sinnvollsten best-practice Ansätze.
Wie definiert sich ein Prozess?
Prozesse sind Standardabläufe mit mehreren Beteiligten und einem fest definierten Anfang und einem Endergebnis. Es gibt viele HR-Prozesse im Unternehmen, zum Beispiel die Suche und Einstellung von Mitarbeitern, den Ablauf von Beurteilungen oder die Erstellung von Zeugnissen. Michael Schmidt, Personalleiter ad interim und Vorstandsvorsitzender des Bundesverbandes Selbständiger Personalleiter (BVSP) sagt dazu: „Die Personalabteilung kann mit einfachen Mitteln allen Beteiligten die nötige Sicherheit im Umgang mit der Personalarbeit geben. Oft müssen diese Prozesse jedoch erst an der Unternehmensstrategie ausgerichtet werden.“
HR-Managementprozesse, Kernprozesse, Unterstützungsprozesse und Personalinstrumente dürfen kein Selbstzweck sein, sie müssen stets die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen.
Einen guten Überblick über die vorhandenen Personalprozesse bietet die Erstellung einer sogenannten Prozesslandkarte. Sie zeigt auf oberster Ebene die Prozessgruppen und gliedert die zugehörigen Prozesse darunter. So wird auf einen Blick deutlich, welche Prozesse detailliert erarbeitet werden können.
Wie können Prozesse dargestellt werden?
Der Mensch denkt bekanntlich in Bildern. Auch bei Prozessen ist die graphische Darstellung eine unverzichtbare Methode, Verständnis und Akzeptanz für den Ablauf zu schaffen. Ein derzeit gültiger Quasi-Standard ist die Darstellung in BPMN (Bussines Process Modelling Notation). Ursprünglich am Hasso-Plattner-Institut in Potsdam entworfen, feiert diese Darstellungsform heute einen Siegeszug in der Industrie und kann für Prozessmodellierung im Personalwesen ideal eingesetzt werden. Diese Technik erlaubt zudem die detaillierte Beschreibung der jeweiligen Einzelaufgaben. Der Einsatz geeigneter Software wie z.B. „Signavio Process Editor“ ermöglicht dann auch den Ausdruck eines kompletten Prozesshandbuches auf einen Klick.
Die Einführung von HR-Prozessmanagement ist ein Projekt
Der HR Interim Manager Hans Haslberger erklärt: „Die Einführung eines HR- Prozessmanagements verläuft üblicherweise in einem Projekt über mehrere Phasen. Nach der Identifikation der IST-Situation wird zusammen mit der Unternehmensleitung die SOLL-Prozesslandschaft entwickelt und an der Unternehmens- oder besser der HR-Strategie ausgerichtet. Sobald die neuen Prozesse im Unternehmen eingeführt sind kann in regelmäßigen Reviews ein Optimierungskreislauf gestartet werden.“
Ralf Schwenninger arbeitet als Interim Personalleiter oft in Unternehmen mit Konzernstrukturen. Der ehemalige SIEMENS Manager kennt die Notwendigkeit eines Projektphasenplans, der hilft ein derartiges Projekt zielorientiert aufzusetzen und die Beteiligten Stakeholder vom Vorteil des Projekts zu überzeugen. “ Insbesondere das Ziel des Projektes ist in der Kommunikation mit allen Beteiligten klar darzulegen und mit Methoden des Changemanagements fest und nachhaltig zu verankern“, sagt der zertifizierte Change Manager.
Nach der Optimierung ist vor der Optimierung
Unternehmen entwickeln und verändern sich. Die Anforderungen an Führungskräfte und Personaler sollen mit diesen Veränderungen Schritt halten. So ergeben sich beispielsweise neue Anforderungen im Recruiting oder in der Kommunikation mit Mitarbeitern. Die HR-Prozesse sind nur dann effizient einzusetzen, wenn sie ständig überdacht und an die neuen Herausforderungen angepasst werden. Ein Regelkreis verdeutlicht die nötigen Schritte und kann helfen, sie zeitlich in den Jahresverlauf einzuplanen.
Hans Haslberger, der als Interim Personalleiter in großen Unternehmen arbeitet, kennt die Notwendigkeit der konsequenten HR-Prozessoptimierung. Die Verankerung des Prozessdenkens bei den Personalern und HR-Kunden ist ein Prozess an sich. Erst die permanente Überprüfung der bestehenden Abläufe erzeugt dieses Denken und versetzt die Personalbereiche in die Lage, effiziente und qualitativ hochwertige Arbeit für das Unternehmen und die Mitarbeiter zu leisten.
Fazit
Die Personalbereiche müssen sich den ständigen Veränderungen stellen. Mithilfe eines modernen, sich ständig optimierenden HR-Prozessmanagements treten die Personalabteilungen aus dem administrativen Schatten und liefern den von Unternehmensleitung und HR-Kunden gewünschten Wertschöpfungsbeitrag. Dabei ist Prozessmanagement kein Buch mit sieben Siegeln. Die damit geschaffenen Freiräume versetzen das Human Ressource Management in die Lage, neue Themen anzupacken. „Prozessmanagement ist heute im Personalwesen unverzichtbar geworden. Personalabteilungen liefern damit den seit langem geforderten messbaren Mehrwert für das Unternehmen und geben Führungskräften und Mitarbeitern die nötige Transparenz im Umgang mit den Personalinstrumenten“, erklärt Haslberger.
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