Mit der digitalen Personalakte und DigitalHR Freiräume für die „neue“ HR schaffen
Wer die Entwicklungen in der HR-Szene aufmerksam verfolgt, stellt fest, dass die Erwartungen an die Personalarbeit kontinuierlich steigen und vielfältiger werden. Die Forderungen sind deutlich: HR müsse sich ständig weiterentwickeln, sich gar neu erfinden, heißt es. Darüber hinaus gelte es für HR-Teams, unermüdlich zu konfrontieren und endlich den Elfenbeinturm zu verlassen, um sich im Unternehmenskontext strategischer zu positionieren und ein „Player“ zu werden. HS – Hamburger Software GmbH setzt daher schon lange auf die digitale Personalakte und unterstützt die Kompetenzinitiative und das Competence Book Digital HR.
Letztlich sind es zwei Aspekte, die eine Neudefinition der Rolle von HR erfordern, so Christian Seifert, Produktmanager des Hamburger ERP-Herstellers, in seinem Grußwort für das neue Competence Book: Zum einen gibt es in den Unternehmen klare Erwartungen an die Personalabteilungen, dass sie Themen wie die Mitarbeiterbindung und die Personalentwicklung anpacken. Zum anderen möchten Personaler von der Geschäftsführung nicht länger nur als Verwalter, sondern endlich auch als Gestalter wahrgenommen werde Was liegt da näher, als möglichst wenig Zeit in administrative Aufgaben zu investieren, um Zeit für Zukunftsthemen zu gewinnen? Mithilfe einer digitalen Personalakte lassen sich viele routinemäßige Abläufe in der Personaladministration automatisieren. Dies entlastet die Personaler und verschafft ihnen die Freiräume, die sie benötigen, um sich mit den erfolgskritischen Themen im Bereich der Personalentwicklung zu befassen, so Christian Seifert. Digital HR wäre natürlich mehr als die Digitalisierung der Akten, aber die Digitalisierung der Akten wäre auf jeden Fall ein guter Ausgangspunkt und würde HR greifbar als Transformator positionieren.
„Es wundert mich daher nicht, dass das Thema Digitale Transformation des Personalmanagements jetzt überall auf der Agenda steht. Wie sagt Victor Hugo so schön: Nichts ist mächtiger als eine Idee, deren Zeit gekommen ist.“ Dabei ist Seifert optimistisch, was den Wandel angeht. Die allgemeine Skepsis könne er so nicht bestätigen. Die digitale Personalakte sei z.B. klar auf dem Vormarsch und würde in den Unternehmen nicht als lästige Pflicht, sondern als Gewinnerthema wahrgenommen, mit dem man sich etwas Gutes tut. Früher oft gehörte Vorbehalte wie „Scanner zu teuer“ oder „aufwändiger Einführungsprozess“ wären mittlerweile ausgeräumt. Im Competence Book stelle der ERP-Hersteller daher bewusst den Anwendungsfall des Reisebüros Kreuzfahrtberater GmbH vor, weil dieses Unternehmen eben kein Großkonzern sei, aber dennoch enorm von der Digitalisierung profitiere. Der 50-Mitarbeiter-Betrieb sei in den vergangenen Jahren schnell gewachsen. Dies stellte vor allem die Personalverwaltung vor größere organisatorische Herausforderungen, denn die papiergebundene Archivierung und Verwaltung der Personalakten nahm immer mehr Raum und Zeit in Anspruch. Nach Einschätzung von Geschäftsführer Andreas Köster-Clobes hätte das Unternehmen hier über kurz oder lang nur noch mit einem hohen personellen und finanziellen Aufwand den Überblick behalten.
Trotzdem sieht er die Notwendigkeit, diese Wissen und die Praxiserfahrung noch breiter in die Fläche zu tragen. Mit der Lektüre des zukünftigen Competence Books würden die Leser manchen Ansatz für den notwendigen Wandel neu kennenlernen oder ihr Wissen darüber vertiefen können, damit die eigene HR nicht länger mit dem sprichwörtlichen Elfenbeinturm, sondern mit der Gestaltung der Unternehmenszukunft assoziiert wird.
HS – Hamburger Software ist ein führender deutscher Hersteller von ERP- Software. Seit 1979 entwickelt und vertreibt das Unternehmen systemgeprüfte, branchenunabhängige Programme für die Bereiche Auftragsbearbeitung/Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft. Mehr als 26.000 Kunden in Deutschland und Österreich – vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen – setzen auf die Produkte von HS. Monatlich werden über 1.000.000 Löhne und Gehälter mit der Software abgerechnet. Umfassender Support durch eine der größten Hotlines für betriebswirtschaftliche Software in Deutschland rundet das Angebot des Herstellers ab.
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