Digitale Transformation kommt nicht ins Rollen? So meistern deutsche Unternehmen den notwendigen Umstieg

Dass die Digitalisierung unaufhaltsam voranschreitet, ist keine Neuigkeit mehr, trotzdem haben bislang viele deutsche Unternehmen den entscheidenden Schritt zur digitalen Transformation noch nicht gewagt. Die Corona-Pandemie hat als Katalysator für einen Digitalisierungsschub gesorgt und viele Prozesse auf den Prüfstand gestellt. Dennoch stehen Unternehmen weiterhin häufig vor großen Hürden. Fachkräftemangel, unklare Digitalisierungsstrategien und die Angst vor Veränderung hemmen dringend notwendige Entwicklungen. Michael Gillich, führender Berater bei CNT Management Consulting, erklärt Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um den Wandel nun endlich ins Rollen zu bringen.

Berlin, am 17.09.2024. Nach einem starken Anstieg in 2021, stagniert derzeit die Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland.¹ In Unternehmen haben sich zwar auch nach der Pandemie moderne Arbeitskonzepte wie Homeoffice etabliert, doch gerade bei internen Abläufen und dem allgegenwärtigen Thema KI besteht weiterhin starker Handlungsbedarf. Besonders kleinere und mittelständische Unternehmen werden vor große Herausforderungen gestellt, wenn es um die Digitalisierungsfrage geht. Oft fehlt das Know-how, die Zeit oder auch die finanziellen Mittel, um den Wandel anzustoßen. Gerade Themen wie der immer wieder in Deutschland diskutierte Fachkräftemangel erschweren es Arbeitgebern, Prozesse zu starten. Dabei können Unternehmen, die aktiv digitale Veränderungen vorantreiben, ihre Wettbewerbsfähigkeit durch Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen sichern.

Mit diesen Sofortmaßnahmen kommt der Stein der Digitalisierung ins Rollen

Entscheiden sich Unternehmen Maßnahmen für eine unvermeidliche digitale Transformation zu realisieren, ist es wichtig, diese sorgfältig zu planen und durchzuführen, um nachhaltigen Erfolg zu erzielen und den Prozess effektiv zu gestalten. Michael Gillich, Experte beim Beratungsunternehmen CNT Management Consulting, weiß, wie wichtig ein strukturierter und wohlüberlegter Ansatz ist, um unternehmensinterne, digitale Transformationsprozesse erfolgreich zu starten: „Unternehmen, die mit der technologischen Transformation beginnen, sollten zunächst ihre strategischen Ziele klar definieren und dabei eine Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Infrastruktur durchführen. So lässt sich erkennen, welche Systeme in die zukünftige Strategie übernommen werden können.“ Er führt weiter aus: „Manche Prozesse müssen angepasst oder grundlegend ersetzt werden.“ Zahlreiche innovative Technologien und Methoden, wie Standardisierung, Automatisierung und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz, können interne Abläufe optimieren und zusätzlich Wettbewerbsvorteile erzielen. Als ersten Schritt empfiehlt sich die Durchführung eines „Proof of Concept“ oder einer Vorstudie, um potenzielle Hindernisse im Digitalisierungsprozess frühzeitig zu erkennen. Dabei kann konzeptionell der individuelle Nutzen und Transformationspfad eines Unternehmens detailliert ermittelt werden, als auch der Umfang, der Zeitrahmen sowie die Kosten des digitalen Wandels. Oftmals können personelle Ressourcen bei dem Transformationsvorhaben zu einem kritischen Faktor werden. Neben effektivem Change-Management und transparenter Kommunikation in allen Digitalisierungsschritten empfiehlt der CNT-Beratungsexperte deswegen, eine frühzeitige Einbeziehung aller relevanten Stakeholder, wie Kunden, Investoren, Lieferanten und Partner, in die Prozesse. Es bietet sich beispielsweise an, rechtzeitig Stakeholder-Interviews zu führen oder die Hilfe externer Beratungsunternehmen in Anspruch zu nehmen.

Fachkräftemangel als Transformations-Stopper?

Der anhaltende Mangel an Fachkräften bremst die Digitalisierungsbemühungen vieler Unternehmen. Gillich empfiehlt verschiedene Ansätze, um den Arbeitskräftemangel zu dezimieren: „Wenn es den Unternehmen an qualifiziertem Personal mangelt, können sich durch Maßnahmen wie Umschulung und Talent Management vorhandene Mitarbeitende für neue Aufgaben qualifizieren lassen. Das stärkt zusätzlich das Engagement und das Vertrauen der bestehenden Arbeitskräfte.“ Weiter führt der CNT-Experte aus: „Mit strategischem Outsourcing, also der Einbeziehung externer Auftragnehmer, und der Bildung langfristiger Partnerschaften lassen sich interne Engpässe ausgleichen, indem externe Spezialisten gezielt in Projekte eingebunden werden. Wer seine Mitarbeitenden weiter entlasten möchte, kommt um den Einsatz von Automatisierungsprozessen und Künstlicher Intelligenz nicht herum, denn diese können repetitive Aufgaben übernehmen und die Arbeitsabläufe optimieren. Eine weitere mögliche Strategie ist die Anpassung des Umfangs der Projektphasen an tatsächlich verfügbare Ressourcen, sodass Projekte in kleinere, machbare Abschnitte unterteilt werden. Durch eine unterschiedliche Priorisierung der Abschnitte wird eine erfolgreiche Umsetzung der Projekte sichergestellt, trotz begrenzter Fachkräfte. „Sogenannte ‚Quick-Wins‘ im Digitalisierungsprozess sollten ebenfalls honoriert werden, um die Motivation von Führungskräften und Mitarbeitenden zu verstärken“, erklärt Gillich.

Change-Management auch über Projektschluss hinaus

Doch neue Prozesse, ungewohnte Arbeitsweisen und unvertraute Systeme können die Mitarbeitenden verunsichern, viele wollen an ihren bestehenden Abläufen festhalten und sind besorgt, wie sich die Implementierung digitalisierter Prozesse auf ihren Arbeitsalltag auswirkt. „Der Erfolg einer wirksamen digitalen Transformation hängt daher zu einem großen Teil von einem professionellen Change-Management ab. Mitarbeitende müssen frühzeitig und transparent in den Veränderungsprozess eingebunden werden, um Akzeptanz für den Wandel im Unternehmen zu schaffen“, betont der CNT-Experte. Mit einer klaren und kontinuierlichen Kommunikationsoffensive, Teambuilding-Maßnahmen als auch internen Schulungen können Chancen und Mitwirkungsmöglichkeiten für alle Beteiligten aufgezeigt werden. Dies sorgt für Akzeptanz der neuen Prozesse und fördert das Engagement. Effektives Change-Management berücksichtigt nicht nur die individuellen Mitarbeitenden, sondern umfasst die ganze Organisation, indem interne Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten an das gewünschte Ziel angepasst werden. Besonders wichtig ist laut Gillich die kontinuierliche Fortführung des Change-Managements, wobei dieses nicht nach Projektabschluss enden soll: Regelmäßige Updates und Feedbackschleifen stärken das Vertrauen und die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen, auch nach erfolgreicher Implementierung der digitalen Transformation. Gillich beobachtet derzeit noch eine Zurückhaltung von Unternehmen, wenn es etwa um den Wechsel von SAP-Altsystemen auf das neue S/4HANA Cloud ERP geht: „Viele überschätzen die Komplexität des Transformationsprojekts. Zudem sind sich einige Unternehmen der tatsächlichen Vorteile nicht vollständig bewusst, obwohl diese entscheidend für schnellere und reibungslosere interne Abläufe sind. Schnelle Erfolge zeigen, wie effektiv die SAP-Implementierung wirkt, dadurch entsteht eine Dynamik, sich selbstbewusst an größere Projekte zu wagen.“ So können Unternehmen den digitalen Wandel effektiv vorantreiben und eine solide Grundlage für eine zukunftsorientierte Organisation schaffen.

Über CNT Management Consulting GmbH

Die CNT Management Consulting GmbH ist ein mehrfach ausgezeichnetes internationales Beratungshaus mit dem Schwerpunkt Digitalisierung. Seit über 25 Jahren unterstützt CNT Unternehmen unterschiedlicher Sparten bei der Entwicklung und Implementierung von SAP-Lösungen, von 12 Standorten wie Mainz und München betreut der Dienstleister weltweit über 300 Kunden.