So schaffen Unternehmen Transparenz
International agierende Unternehmen nutzen für ihre Mitarbeiter und ausländischen Standorte häufig die Dienstleistungen unterschiedlichster Mobilfunkanbieter. In den meisten Fällen existieren gleich mehrere Verträge pro Tochterunternehmen mit lokalen Providern. Doch gerade bei Business-Nutzern sind die Kosten aufgrund von steigenden Anforderungen im Datenverkehr sowie weiterhin hohen Roaming-Gebühren nur schwer zu kontrollieren. Mit voranschreitender Größe und Internationalisierung eines Unternehmens wird es zunehmend schwerer, den Überblick über die Kosten für die Mobilfunknutzung zu behalten: Immer mehr Verträge mit immer mehr Mobilfunkanbietern zu völlig unterschiedlichen Konditionen sorgen für Intransparenz – die Gefahr ist also groß, dass Kosten aus dem Ruder laufen. Wie ein effektives Controlling gelingen kann, zeigt beispielhaft ein Projekt der Retis Consulting Group für einen international agierenden Dax-Konzern.
In der digitalisierten Welt frisst nicht der Große den Kleinen, sondern der Schnelle den Langsamen: Kommunikation spielt eine essentielle Rolle, ob via Laptops, Tablets oder Smartphones. Insbesondere der mobile Datenverkehr wird immer wichtiger für den Unternehmenserfolg – auch durch die zunehmende Nutzung von Machine-to-Machine-Kommunikation (M2M) in modernen Anwendungen oder Business-Modellen. Doch oft stoßen global agierende Konzerne auf Hürden, wenn es um schnelle, sichere und gleichzeitig kostengünstige Kommunikation geht. Der Standard „Global System for Mobile Communication“, besser bekannt unter dem Kürzel GSM, repräsentiert alles andere als eine globale Mobilkommunikation – Mobilfunknetze wurden seit jeher eher unter nationalen Gesichtspunkten errichtet. Ein Beispiel hierfür sind die unterschiedlichen Frequenzbereiche, die in Europa und den USA genutzt werden. Dieses Problem lösten die Hardware-Hersteller, indem sie Handys produzierten, die auf mehreren Frequenzen arbeiten können. Kompliziert und häufig sehr teuer wird es jedoch bei der mobilen Datenübertragung, denn hier existieren weltweit verschiedene Technologien, Billing-Modelle und Preisniveaus je Land.
Hohe Hardware- und Nutzungskosten
Von derartigen Problemen bleibt der Privatnutzer weitestgehend unbehelligt. Er kann aus einer enormen Vielfalt an Mobilfunkendgeräten mit unterschiedlichen Ausstattungen und Funktionen auswählen, einen passenden Tarif für sich suchen und ohne Rücksicht auf andere Belange entscheiden. Hohe Hardwarekosten oder Gebühren werden akzeptiert, da das neueste Smartphone oder Tablet ein Lifestyle- und Statusobjekt ist. Dagegen sind Unternehmen bemüht, solche Kosten möglichst gering zu halten, indem sie zum Beispiel eine vergleichsweise kleine Auswahl an mobilen Endgeräten anbieten, um Kosten gering zu halten. Hier stehen ohnehin eher die Sicherheitsanforderungen des Unternehmens im Vordergrund. So stellt sich bereits bei der Auswahl die Frage nach dem passenden Betriebssystem: iOS von Apple, Android von Google oder doch lieber Windows Mobile von Microsoft? In welchen Ländern wird welches System bevorzugt? Kann man sich auf ein System beschränken und wenn ja, auf welches? Klar ist nur, dass es teuer wird, wenn die Mitarbeiter zwischen allen Betriebssystemen auswählen können bzw. müssen. Darüber hinaus sorgen die kurzen Innovationszyklen bei mobilen Endgeräten für ein Gefühl, ständig dem neuesten Trend hinterherzuhinken.
Diese Problematiken in Bezug auf mobile Endgeräte sind das eine, die Nutzungskosten dieser Endgeräte das andere. Der nationale Fokus der Mobilfunkbetreiber zeigt sich insbesondere in den Roaming-Gebühren. Für Unternehmen mit Niederlassung in unterschiedlichen Ländern oder mit Mitarbeitern, die viel reisen, fallen hier hohe Kosten an. Bei vielen Unternehmen schlagen in den klassischen Reisemonaten im Sommer wesentlich höhere Monatskosten zu Buche. Nicht selten erreichen die Spitzenreiter unter den Mitarbeitern je nach Reiseland, Aufenthaltsdauer und Vertrag monatliche Kosten über 1.000 Euro.
Dies hat inzwischen auch die EU erkannt und teilweise die Roaming-Gebühren reguliert. Doch nach wie vor entstehen hohe Roaming-Kosten für die mobile Kommunikation außerhalb Europas oder für Mitarbeiter, die von außerhalb Europas für längere Zeit in der Zentrale in Europa oder Deutschland arbeiten. Eine für Ende 2015 geplante Abschaffung der Roaming-Gebühren in der EU ist jüngst gescheitert. Ob die Gebühren dann ggf. Ende 2016 wegfallen, ist höchst fraglich.
Verträge mit unterschiedlichen Mobilfunkanbietern treiben nicht nur die Kosten, sondern auch den administrativen Aufwand in die Höhe: Monat für Monat investieren Rechnungswesen und Controlling viel Zeit, um alle anfallenden Kosten für die Mobilfunkkommunikation überblicken zu können. Eine vollständige Kostentransparenz herzustellen oder einen Überblick der Kostentreiber zu bekommen, wird in Anbetracht der unglaublichen Wachstumsraten sowie der komplexen Tarifmodelle immer schwieriger.
Referenzprojekt Retis Consulting Group: Globale Harmonisierung durch Zentralisierung
Für einen Dax-Konzern, der in über 70 Ländern tätig ist, hat die Retis Consulting Group in einem Projekt die weltweite Harmonisierung der unterschiedlichen Mobilfunkverträge unterstützt. Allein in Deutschland fielen bei dem Unternehmen unzählige Mobilfunkrechnungen pro Monat an. Ziel des Projekt war es, das Thema Mobilfunk für die Tochterunternehmen in mehr als 30 Ländern zu vereinheitlichen und die Kosten zu reduzieren – und das sowohl für die Nutzung mobiler Endgeräte durch die Mitarbeiter als auch im Rahmen der M2M-Kommunikation. Für die weltweite Transparenz über Kosten und Kostentreiber wurde ein Telecom Expense Management (TEM) eingeführt. Als Mobilfunkbetreiber entschied sich der Dax-Konzern in vielen Regionen für einen weltweit agierenden Mobilfunkanbieter.
Auf diese Weise gelang es dem Konzern, die Zahl der Mobilfunkverträge deutlich zu reduzieren. Dementsprechend fallen auch weniger Rechnungen an – aus den hunderten monatlichen Rechnungen in Deutschland ist nur noch eine einzige übrig geblieben. Service Level Agreements (SLA) wurden harmonisiert, um weltweit einheitliche Qualitätsstandards für die mobile Kommunikation zu etablieren. Im Zentrum des Projekts steht das zentrale Controlling durch das TEM. Damit hat das Unternehmen sämtliche Mobilfunkkosten und Tarifmodelle sowie die gesamte Mobilfunknutzung stets im Blick.
Die bereits erreichte Transparenz sorgt für eine Reduzierung der Kosten und ermöglicht dem Konzern weiterhin eine sichere und schnelle mobile Kommunikation rund um den Globus.
Autoren: Lars Heuer und Thomas Rösler, Retis Consulting Group GmbH
Weitere Informationen: www.retis-group.com
Die Retis Consulting Group GmbH hat sich als IT-Beratungsunternehmen auf die Strategieberatung sowie auf die Umsetzung von IT-Outtasking, -Outsourcing oder -Insourcing spezialisiert. Das Portfolio umfasst die gesamte Bandbreite von der gesamtverantwortlichen Projektleitung über die Erstellung der benötigten Dokumente bis hin zur Beratung mit technischer Expertise. International tätige Konzerne aus der Automobilbranche, der Versicherungsbranche, mehrere Energieversorger sowie zahlreiche andere Industrieunternehmen zählen zu den Kunden des in Grünwald nahe München ansässigen Beratungsunternehmens.
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