Verträge bequem verwalten: Vertragsmanagement und Vertragsarchivierung (Bildquelle: Halfpoint – Fotolia.com)
Schätzen Sie einmal, wie viele Verträge mit welcher Laufzeit aktuell in Ihrem Unternehmen unterwegs sind? Vermutlich wissen Sie es nicht so ganz genau, oder? Dabei ist es doch sehr ärgerlich, wenn sich Verträge automatisch verlängern, obwohl sie eigentlich gekündigt werden sollten oder die Konditionen neu verhandelt werden könnten. Außerdem wäre es oft sinnvoll, die Verträge und deren Inhalte unterschiedlichen Personen und Abteilungen zur Verfügung zu stellen, um die Rahmenbedingungen voll auszuschöpfen und bei Verhandlungen sattelfest zu sein.
Nicht zu viel und nicht zu wenig: Verträge effizient verwalten.
Vielleicht kennen Sie es auch von Ihrem privaten Mobilfunkvertrag, Sie haben die Kündigungsfrist verschlafen und der Vertrag hat sich automatisch verlängert. Nun müssen Sie ein Jahr warten, um in einen günstigeren Tarif zu wechseln oder von Vergünstigungen zu profitieren, die sie bei einer manuellen Verlängerung hätten haben können. Bei einem Mobilfunkvertrag ist das vielleicht noch zu verschmerzen und nach dem ersten Ärger wieder vergessen, bei Miet-, Leasing-, Partner-, Versicherungs- und Service-Verträgen im Unternehmen sieht das etwas anders aus, da können Sie viel Geld unnötig verbrennen, wenn nicht rechtzeitig in die Vertragsunterlagen geschaut wird. Daher ist es sinnvoll, Verträge über ein Vertragsmanagement zu verwalten, das Ihnen die Verträge regelmäßig und rechtzeitig in die Wiedervorlage legt, um darauf reagieren zu können.
Warum die Verträge über ein Dokumentenmanagement-System (DMS) verwalten?
Weil Dokumentenmanagement-Systeme mehr bieten als nur einen Wiedervorlageworkflow. Die Vertragsarchivierung erfolgt elektronisch. Beim Scannen eines Vertrages können die erforderlichen Metadaten, wie z.B. Laufzeit, Kündigungsfristen und Vertragspartner erfasst werden. Mit diesen Daten kann der Vertrag automatisch von einem Workflow in der entsprechenden elektronischen Akte abgelegt werden und einer Person, Gruppe oder Abteilung zugewiesen werden, die den Vertrag einsehen darf und zu bearbeiten hat. Damit ist der Vertrag für alle, die Berechtigungen dafür besitzen jederzeit im Zugriff, auch wenn der Mitarbeiter zum Beispiel gerade beim Kunden sitzt und darauf angewiesen ist, die Vertragsinhalte genau zu kennen. Dann kann er sich einfach über Smartphone, Tablet oder Notebook den Vertrag anzeigen lassen.
Da der Vertrag in einem DMS volltextindexiert und mit Metadaten angereichert ist, gestaltet sich auch die Suche nach einem Vertrag sehr komfortabel. Geben Sie einfach die Vertragsnummer oder Stichworte aus dem Inhalt in die Suchmaske ein und Sie erhalten sofort den gewünschten Vertrag auf dem Monitor angezeigt. Das Stöbern und Suchen in Papierakten gehört damit der Vergangenheit an.
Fristen einhalten und Bearbeitungsschritte protokollieren
Die Vertragsverwaltung in einem Dokumentenmanagement-System erinnert rechtzeitig vor Ablauf eines Vertrages daran, den Vertrag zu überprüfen. Diese Erinnerung ist nicht zwangsläufig an Personen gebunden, denn wenn der Kollege sich gerade im Urlaub befindet oder krank ist, nutzt auch die Erinnerung nichts. Entweder Sie teilen die Bearbeitung des Vertrags einer ganzen Gruppe zu, aus der dann eine Person den Workflow annehmen muss, oder/und sie bauen Eskalationsstufen ein: Wird ein Vertrag nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeitet, wird der Vorgang eskaliert und an eine übergeordnete Stelle weitergeleitet, die sich dann darum kümmern kann. Wird ein Vertrag nach der Wiedervorlage gekündigt, wird er aus dem Workflow entfernt und automatisch der Vertragsarchivierung zugeführt.
Fazit: Ein DMS erledigt das Vertragsmanagement mit Links und bietet darüber hinaus noch komfortable Zusatzfunktionen, die Ihnen das Leben einfacher machen!
Die agorum® Software GmbH mit Sitz in Ostfildern bei Stuttgart bietet seit über 15 Jahren individuelle DMS-Lösungen. Einen Namen gemacht hat sich das Unternehmen als Entwickler und Hersteller von agorum® core, einem der führenden Open Source Dokumentenmanagement-Systeme, das bei Unternehmen jeder Branche und Größe ebenso im Einsatz ist wie bei Behörden und Institutionen. Grund für den Erfolg ist seine Leistungsfähigkeit bei gleichzeitig einfachem Einstieg. Der Kunde bekommt per Download ein fertiges DMS, das er sofort produktiv einsetzen kann. Kernstück ist das DMS-Laufwerk, mit dem die Benutzer ohne Einarbeitung weiterarbeiten wie bisher. Weitere Pluspunkte sind die große Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten und die übersichtliche Oberfläche, die sich ebenso wie das gesamte DMS flexibel an alle denkbaren Anforderungen anpassen lässt. Vertrieben und integriert wird agorum® core direkt über den Hersteller oder über 50 Vertragspartner in Deutschland, Österreich, Liechtenstein und der Schweiz.
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