Schichtplan per App: Digitalisierung deutscher KMU fängt bei den Mitarbeitern an

New Work und digitale Tools zur Personalverwaltung sind im Arbeitsalltag deutscher Büroangestellter bereits weit verbreitet. Anders sieht die Situation jedoch für sogenannte „Deskless Workers“, also Angestellte, die nicht an einem Schreibtisch arbeiten, aus. Vor allem in Produktionsbetrieben, Einzelhandel oder Gastgewerbe arbeiten diese in Schichtrhythmen. Während es bereits moderne Lösungen für Arbeitszeiterfassung gibt, schafft es die Personal-Software Kenjo erstmals mittels Schichtplänen per App, eine digitale Kommunikation für alle Mitarbeiter zu ermöglichen. So soll sich die Situation für Arbeitskräfte in diesen Bereichen verbessern, während gleichzeitig Personalverwaltungsprozesse enorm vereinfacht werden.

Berlin, 19.04.2022. Die Digitalisierung und Modernisierung des Arbeitsalltags haben sich vor allem durch die Pandemie stark beschleunigt – rund 50 Prozent der erwerbstätigen Deutschen arbeiten aktuell zumindest teilweise im Home Office.¹ Doch dies gilt weitestgehend nur für Büroangestellte. Bei Arbeitskräften, die im Schichtdienst angestellt sind, sei es in der Baubranche, der Logistik, im Einzelhandel oder im Tourismus, ist eine solche Agilität meist noch nicht angekommen. Sie sind vor Ort, sind zeitlich genau eingeteilt und digitale Lösungen, wie etwa Apps, die Änderungen im Schichtplan anzeigen oder die Möglichkeit für Feedback geben, fehlen auf weiter Flur. „Deutschland hinkt in Sachen Digitalisierung im europäischen Vergleich leider nach wie vor hinterher“, weiß David Padilla, Geschäftsführer der Personal-Software Kenjo. Doch gerade der Bereich „Personal“ könne hier eine große Stellschraube darstellen. Mit geringem Aufwand und Budget können Prozesse rund um Arbeitszeiten, Krankenstände und Schichtpläne stark vereinfacht und gebündelt werden. „Unser Ziel ist es, deutschen Unternehmern zu zeigen, wie unkompliziert digitales Personalmanagement sein kann. Die Implementierung unserer Software dauert je nach Unternehmensgröße nur wenige Tage und die App für die Mitarbeiter ist quasi selbsterklärend“, so Padilla.

Mangelnde Kommunikation als Gesundheitsfaktor

Das Fehlen von digitalen Tools führt im Arbeitsalltag von Deskless Workern vor allem oft zu Kommunikationsschwierigkeiten. Mangelnder Austausch und späte Ankündigungen von Schichtplänen wirken sich laut einer Studie negativ auf das Privatleben der Angestellten aus und stellen so auch ein Gesundheitsrisiko dar.² „Wer sich seinem Arbeitgeber ausgeliefert fühlt, hat ein höheres Risiko einer Burnout-Erkrankung, außerdem gehen Mitarbeiter oft krank zur Arbeit, wenn sie niemand finden, der spontan eine Schicht übernehmen kann“, weiß Padilla. Auch heute informieren noch viele Firmen ihre Arbeitskräfte über ausgedruckte Schichtpläne auf einem schwarzen Brett, da diese über keinen Firmen-PC oder E-Mail-Adressen verfügen. „Das muss doch heute besser gehen“, schmunzelt Padilla, „letztendlich und indirekt profitiert ja das gesamte Unternehmen von einer digitaleren Herangehensweise“. Die Mitarbeiter können ihre Schichten in aller Ruhe online einsehen und werden automatisch benachrichtigt, wenn es Änderungen gibt oder Abwesenheiten mitgeteilt werden. „Wir schaffen es so, Verwaltungsaufgaben auf ein Minimum zu reduzieren, was sich letztendlich positiv auf die Unternehmensergebnisse auswirkt“, erklärt Padilla. So konnte der TÜV Saarland beispielsweise 90 Prozent seines E-Mail-Verkehrs reduzieren und das Bauunternehmen Craftnote sparte mit der Kenjo Personal-Software bisher rund 15 Wochenstunden für administrative Aufgaben ein.³

Zufriedene Mitarbeiter bleiben länger und sind produktiver

Die Digitalisierung des Personalmanagements reduziert vordergründig zwar in erster Linie den Aufwand für Personal-, Abteilungs- oder Teamleiter, jedoch kann die gesamte Effizienz und Produktivität des Teams gesteigert werden. Denn diese hängt maßgeblich mit der Zufriedenheit der Mitarbeiter zusammen. „Wir haben bereits vor einigen Jahren ein Feature auf den Markt gebracht, das die Wertschätzung am Arbeitsplatz fördern soll“, erklärt Padilla. Durch regelmäßiges anonymes Feedback in der Kenjo App können unterschwellige Probleme rechtzeitig erkannt werden. Das Messen der Zufriedenheit und des Engagements kann auch helfen, Herausforderungen aufzuzeigen oder Mitarbeiter mit Führungspotenzial zu erkennen.

Mit Performance Feedback Software zu einer neuen Kultur

Jährliche Beurteilungen sind oft mit großem Aufwand auf Seite der Personalabteilung und Bauchschmerzen bei den Mitarbeitern verbunden. Regelmäßiges digitales Feedback im laufenden Jahr schafft hingegen für beide Seiten mehr Verbindlichkeit und Sicherheit. „Wir sind der Meinung, dass wiederholte Rückmeldungen zur Mitarbeiterleistung in einem standardisierten Feedback-Prozess schneller potenzielle Schwierigkeiten aufzeigen können“, erklärt Padilla. Dennoch könne dieser mit verschiedenen Frage-Formaten komplett personalisiert und auf die verschiedenen Hierarchie-Levels angepasst werden. Besonders ist auch, dass mit der Kenjo-Software vier verschiedene Arten der Leistungsbeurteilung möglich sind. Neben der Beurteilung durch den Vorgesetzten und regelmäßigen direkten Berichten können auch die Möglichkeit zur Selbstbeurteilung und sogenannte Peer Reviews genutzt werden.

Über Kenjo

Kenjo wurde 2017 von David Padilla mitbegründet und ist ein SaaS-Unternehmen („Software as a Service“), das sich auf die Digitalisierung des Personalbereichs von Unternehmen spezialisiert hat. Kenjo beschäftigt derzeit mehr als 75 Mitarbeiter und arbeitet mit Unternehmen zwischen 20 und 500 Mitarbeitern in Deutschland und Spanien sowie in Lateinamerika und der Schweiz. Zu den mehr als 500 Kunden zählen Unternehmen wie Jaguar, Domino’s Pizza, Verdecora, Alquiler Seguro und Fintonic. Mit Kenjo und aus der Cloud heraus können Unternehmen unter anderem Dokumente verwalten, Urlaube und Abwesenheiten managen, On-/Off-Boardings durchführen, Leistungsbewertungsprozesse organisieren oder das Arbeitsumfeld messen. Das Hauptziel von Kenjo ist neben der Automatisierung von HR-Verwaltungsaufgaben auch die Förderung einer Unternehmenskultur, die die berufliche und persönliche Entwicklung der Mitarbeiter unterstützt. Und das lebt Kenjo auch im eigenen Team und erreichte im April 2022 im „Great Place to Work“ Wettbewerb den 3. Platz als bester Arbeitgeber in Berlin-Brandenburg.