Augsburg – In deutschen Steuerkanzleien brennt die Hütte: Überall fehlt Personal, gute Fachkräfte sind rar und selbst einfache Aufgaben bleiben liegen.

Die Digitalagentur1 GmbH hat sich auf genau diese Herausforderung spezialisiert. Mit tiefem Praxiswissen aus echten Steuerkanzleien und Einblicken in über 112 digitale Kanzleien, von denen viele zu den Top 100 Kanzleien Deutschlands zählen, weiß das Team genau, worauf es in der Praxis ankommt. Der Fokus: Automatisierung statt Überlastung. In einigen Kanzleien konnten so bereits 50 bis 60 Stunden pro Monat eingespart werden – durch durchdachte Prozesse, technologische Lösungen und kluge Aufgabenverteilung.

Der neue Alltag: Überlastete Mitarbeiter, gestresste Partner, genervte Mandanten

Ein Blick in viele Kanzleien zeigt ein klares Bild: Die Jahresabschlüsse stapeln sich, die Fibu hängt zwei Monate hinterher, und auf eine Lohnabrechnung warten Mandanten mittlerweile gerne mal eine Woche. Die Stimmung? Gereizt. Wer jetzt nicht handelt, verliert nicht nur seine besten Leute an Branchenfremde oder Konzerne – sondern setzt auch seine Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel.

„Viele Kanzleien glauben, sie bräuchten nur endlich wieder gute Fachkräfte“, sagt Manuel Moucka, Geschäftsführer der Digitalagentur1. „Aber die kommen nicht. Und wenn doch, dann nur zu Gehältern, die für kleinere Kanzleien wirtschaftlich kaum tragbar sind. Die Lösung ist nicht Personal, sondern ein smarter Kanzleibetrieb.“

Praxisbeispiele zeigen: Automatisierung entlastet spürbar

Beispiel 1 – Jahresabschluss: In vielen Kanzleien übernehmen hoch qualifizierte Mitarbeiter den Jahresabschluss. Fachlich läuft alles reibungslos – aber nach Fertigstellung dauert es oft 30 Minuten bis 1,5 Stunden, bis der Abschluss an den Mandanten verschickt wird. Es fehlt an Prozessen für Unterschriften, Freigaben, Versand. Mit cleveren Automatisierungen und der Einbindung von sogenannten Teamassistenzen – also Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Verwaltung – kann dieser Zeitfresser nahezu eliminiert werden. Fachkräfte konzentrieren sich wieder auf fachliche Arbeit, nicht auf Papierkram.

Beispiel 2 – Finanzbuchhaltung: Viele Mitarbeiter haben kein Vertrauen in die digitalen Buchungsprogramme. Jede Buchung wird manuell bestätigt, jede Regel wird hinterfragt. Der Automatisierungsgrad ist minimal. Die Digitalagentur1 hat hier Standards etabliert, Vertrauen aufgebaut und Prozesse systematisch verbessert. Das Ergebnis: automatisiertes Buchen, weniger manuelle Eingriffe und spürbare Entlastung im Alltag.

Beispiel 3 – DATEV Meine Steuern & KI: Obwohl DATEV inzwischen KI-gestützte Zuordnungen von Belegen zur Einkommensteuererklärung anbietet, nutzen viele Kanzleien diese Funktion nicht. Die Gründe: Unsicherheit, mangelndes Wissen und fehlendes Vertrauen. Hier setzt die Agentur mit gezielten Schulungen und klaren Prozessen an – und erschließt ungenutztes Potenzial, das echte Zeitgewinne bringt.

Beispiel 4 – Schnittstellen & Mandantenprozesse: In vielen Kanzleien wird das Thema Schnittstellen stiefmütterlich behandelt. Es fehlt ein automatisierter Prozess, der Mandanten erinnert, wenn Belege fehlen. Stattdessen läuft alles manuell – per Anruf oder E-Mail. Das kostet wertvolle Zeit. Die Lösung: Automatisierte Reminder, strukturierte Upload-Prozesse und ein standardisierter digitaler Workflow.

Der Unterschied: Kein normaler DATEV-Partner – sondern Berater aus der Praxis

Die Digitalagentur1 GmbH ist kein klassischer DATEV-Partner und kein gewöhnlicher IT-Dienstleister – sondern ein Spezialist mit echtem Praxisbezug. Viele Mitarbeitende waren selbst in Steuerkanzleien tätig und wissen genau, wie der Kanzleialltag aussieht – mit all seinen Hürden, Zwängen und Engpässen. Diese Erfahrung gepaart mit technologischem Know-how macht den Unterschied: Statt theoretischer Konzepte liefert die Agentur lösungsorientierte Umsetzung auf Augenhöhe – für Kanzleien, die wirklich weiterkommen wollen.

Das Unternehmen ist zudem mehrfach DATEV-zertifiziert und arbeitet eng mit der DATEV eG zusammen. Geschäftsführer Manuel Moucka ist DATEV-Referent für KI-Themen und gibt sein Wissen regelmäßig in Schulungen, Vorträgen und Fachveranstaltungen weiter – praxisnah, verständlich und immer am Puls der Zeit.

Die Alternative? Keine.

Denn was passiert, wenn Kanzleien nicht digitalisieren? Ganz einfach: Sie werden zunehmend ineffizient, verlieren gute Mandanten an digital aufgestellte Wettbewerber und riskieren letztlich ihre Existenz. „Wir sprechen regelmäßig mit Kanzleien, die fünf neue Mandate ablehnen müssen – nicht, weil sie keine Aufträge haben, sondern weil sie sie intern nicht mehr abbilden können“, so Moucka. „Das ist wirtschaftlich ein Desaster.“

Warum Steuerberater jetzt handeln müssen

Die Zeitfenster werden enger. Ab 2025 kommt mit der verpflichtenden E-Rechnung die nächste digitale Hürde. Kanzleien, die nicht vorbereitet sind, stehen dann vor einer doppelten Belastung: neue gesetzliche Anforderungen und keine Mitarbeiter, die sie umsetzen können.

Wer sich frühzeitig rüstet, hat jetzt die Chance, seine Kanzlei nicht nur krisenfest, sondern zukunftssicher aufzustellen – mit digitalen Prozessen, geringerer Personalabhängigkeit und einem klaren strategischen Fahrplan.

Fazit: Wer Digitalisierung nicht als Lösung sieht, hat das Problem nicht verstanden

Der Fachkräftemangel in Steuerkanzleien ist keine Phase – er ist das neue Normal. Nur wer seine Prozesse radikal überdenkt, digitalisiert und automatisiert, bleibt langfristig arbeitsfähig. Die Digitalagentur1 GmbH zeigt, wie das geht – pragmatisch, praxisnah und mit nachweislichem Erfolg aus über 100 digitalen Kanzleien.

Sie möchten diese Methoden auch in Ihrer Kanzlei umsetzen – und darüber hinaus weiter optimieren, digitalisieren und spürbar Zeit sparen? Dann melden Sie sich jetzt bei Manuel Moucka von der Digitalagentur1 GmbH für ein unverbindliches Erstgespräch.

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